【ドイツの会計事務所・法律事務所が贈る お役立ちコラム】 ドイツにおけるビジネスメールについて | 日本企業の海外進出支援サイト ヤッパン号


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【ドイツの会計事務所・法律事務所が贈る お役立ちコラム】
ドイツにおけるビジネスメールについて

Q.ドイツにおけるビジネスメールで、記載が必須な事項はありますか?

A: ドイツでは、ビジネス用の手紙や文書(Geschäftsbrief – 「業務文書」)において、ある一定の事項を記載する事が法律上義務付けられています(ドイツ商法典第37a条、第125a条、第177a条、ドイツ有限会社法第35a条、ドイツ株式会社法第80条、ドイツ協同組合法第25a条)。この「業務文書」はある一定の形式を有すること条件とせず、メールでのやり取りもこれに含まれます。

また、この義務は、ドイツに所在する現地法人のみならず、外国に本店を設けるドイツの支店および駐在員事務所にも適用されます。
以下、ドイツで最も多い現地法人の形態であるGmbH(Gesellschaft mit beschränkter Haftung – 有限会社)を前提に解説致します。
まず、ビジネスメールで必ず記載しなければならない事項は以下の通りで、メールのフッターにて記載するのが一般的です。
• 会社の形態(例:ABC GmbH)
• 登記上の所在地(例:Sitz der Gesellschaft / Seat of the company: Düsseldorf)
• 登記裁判所および登記番号(例:Handelsregister des Amtsgerichts Düsseldorf / Commercial Register of the Local Court of Dusseldorf: HRB 11111)
• 全取締役の氏名(例:Geschäftsführer / Managing Directors: Max Mustermann, Erika Mustermann)
• 監査役会(Aufsichtsrat)が存在する場合は、会長の氏名(例:Aufsichtsratsvorsitzender / Chairman of the Supervisory Board: Markus Mustermann)
その他の事項、例えば会社の資本や、VATナンバー等の記載は義務ではありません。一方、会社の資本について任意での記載をする場合には、資本金の額および未払込み出資額を記載する必要があります(ドイツ有限会社法第35a条1項2文)。

 

Q: 上記の義務はすべてのビジネスメールのやり取りに適用されるのですか?

A:上記の義務は、外部との業務上のやり取りに適用されますので、社内でのやり取り、またプライベートのメール、個人的な通知等(誕生日のお祝い等)には適用されません。

また、法律上、以下の例外が認められています(ドイツ有限会社法第35a条2項):

「業務文書」がすでに存続するビジネス関係において発行され、かつ、一般的に、個別のケースにおいて必要な特別な情報を追記するのみの雛形が使用される場合(例:受注確認、納品書、請求書、催告等)。この場合には、上記の必要最低限の記載事項は不要になります。

Q: 必要最低限の記載事項を記載しなかった場合の罰則はありますか?

A:記載を怠った場合に、「業務文書」の内容が無効であるとみなされるわけではありません。一方で、登記裁判所が取締役に対し、5,000ユーロ以下の強制金(Zwangsgeld)を科すことができますので、注意が必要です。

また、万が一、必要事項の記載がなかったこと、また記載が誤っていたことによりビジネスパートナーに損害が発生した場合には、契約締結上の過失等により、その損害を賠償する義務も発生します。

法律で義務付けられている事項が正しく記載されているか、意外と見落としがちな点でもあります。ご不明な点等がございましたら、是非ご相談ください。

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