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【アメリカの会計事務所CDHのお役立ちコラム】知っておくべき仕入先リストをチェックすることの重要性

皆様の会社では仕入先リストに載っている会社が実在するか定期的にチェックされていますか。実在しない会社を利用した横領事件が多く発生している昨今、仕入先リストのチェックはとても重要な作業と位置づけられています。

実在しない会社を利用する横領事件には、支払小切手を不正に入手して、現金化する手口がほとんどです。小切手さえ入手してしまえば、記載されている銀行番号、口座番号、支払金額を利用して本物そっくりの小切手を作成することは簡単で、残りは小切手に記載されているサインを真似して実在しない自分の会社宛に小切手を発行するだけで現金を横領できてしまいます。
会社としては、小切手が適正な取引先以外の人物に送られないよう充分な注意が必要であり、そのひとつの手段として仕入先リストに登録されている住所をチェックすることが有効です。

チェックするポイント(住所)

・仕入先の住所にPO Boxがないか。
・実在する住所が登録されているか
・登録されている住所は個人宅ではないか
・登録されている電話番号に従業員と同じ電話番号はないか
・登録されている住所には別の会社が入居していないか
グーグルマップで登録住所の画像をチェックしたり、電話して先方の担当者と直接インタビュー、実際に現地訪問して会社が実在するかチェックすることも有効です。

 

チェックするポイント(名前等)

・一般的に知られている会社に極めて似ている会社名がないか
・従業員と同じ姓が名前の一部に使われている会社名がないか
・仕入先のFederal ID番号は有効であるか
CorporationとIncとの違い、CorporationとCorpの違いなども注意してチェックすることが重要です。

チェックするポイント(その他)

仕入先リストをチェックする以外にも、銀行が提供する(小切手が不正に現金化されにくい)Positive Payといったサービスなどを利用すること、承認必要額すれすれの支払額が目立つ仕入先をチェックするなど、買掛金支払に関連した横領事件を回避する手段は多く存在します。
いかに効率的にそして低コストで横領を防ぐ手段を採用するかが重要です。横領、不正に関してご質問等ございましたらお気軽にお問い合わせください

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CDH プリンシパル 大久保 潤

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