【アメリカの会計事務所CDHのお役立ちコラム】知っておくべき給与支払いに関する不正を防ぐための4つの方法 | 日本企業の海外進出支援サイト ヤッパン号


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【アメリカの会計事務所CDHのお役立ちコラム】知っておくべき給与支払いに関する不正を防ぐための4つの方法

内部不正と聞けば、新聞で報道されるような大きな事件を思い浮かべるかもしれませんが、多くの内部不正は、むしろ中小企業において起きているものです。

従業員により引き起こされる内部不正の数々は、経理部門なら預金の不正な引き出し、販売部門なら売掛金の横領などといったように、従業員が従事している業務内容ごとに異なる特徴を持っています。
ここでは、給与支払いに関する不正を防止するために、経理だけでなく複数の部門において注意するポイントをご説明します。

在庫管理に関する不正防止についてはこちらをご参照下さい。

部門の責任者が各従業員に給与小切手・給与明細を配布することは避ける

部門の責任者が部下である各従業員に給与小切手・給与明細を配布することがまれに見受けられますが、これは適切ではございません。
すでに辞めた社員がいるのにもかかわらず、あたかも働いているかのようにタイムカードを偽造することができる責任者は、存在しない従業員の給与小切手を着服したり、振り込み先の銀行口座を自分の口座に変更して給与を着服することができてしまいます。部門の責任者以外が給与小切手・明細を各従業員に配布していれば、辞めて存在しない従業員に給与が支払われていることに気づくことができます。一般的には人事担当者が配布することが望ましいと考えられています

システム担当者が従業員データにアクセス・変更できる場合には第三者が変更点を必ずチェックする

システム担当者が従業員データにアクセスしてデータを変更できる場合、従業員の振込先を変更したり、時給レートを改ざんするリスクが発生します。必ず第三者が変更点をチェックすることが重要です。

振込み担当者が勝手に振込先を変更できないように制限する

振込み担当者が給与に準備している預金をいったん自分の口座に振り込んで給与支払日までの数日間の利子を着服するケースが多く見られます。また、従業員の給与から源泉した税金を税務当局に支払うまでの数日間に預金を個人流用し、利息を稼ぐケースもございます。振り込み担当者が勝手に振込先を変更できないようシステム制御することが重要です。

クリアーされた小切手(Cleared Check)の裏面をチェックする

クリアーされた給与小切手には従業員本人の署名が記入されていますが、ここに従業員本人以外の署名が記入されていれば第三者が小切手を現金化したことが考えられます。幽霊社員の発覚にもつながりますので、クリアーされた給与小切手の署名の本人確認を定期的に実施することをお勧めいたします。

この他たくさんの給与手続きに関連する不正のケースがありますが、内部統制がきちんと構築され、正しく機能していれば多くのケースで被害を防ぐことができます。内部統制の構築方法に関してご質問がありましたらお気軽にお知らせください。

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CDH プリンシパル 大久保 潤

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