【ドイツの会計事務所・法律事務所が贈る お役立ちコラム】 ドイツにおける法定重要書類の保管義務について | 日本企業の海外進出支援サイト ヤッパン号


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【ドイツの会計事務所・法律事務所が贈る お役立ちコラム】
ドイツにおける法定重要書類の保管義務について

Q.法定重要書類の保管義務について教えてください。

A: ドイツで事業を行うすべての事業者は会社に関する書類(重要書類)を保管する義務があります。その義務はドイツ商法第257条及び税法第147条に基づいています。ドイツで圧倒的に利用されている会社の法的形態は有限会社であり、有限会社の保管義務の具体的な責任者は取締役(ドイツ語:Geschäftsführer)です。
そのGeschäftsführerは上記法律に従って6年又は10年間会社の書類を保管しなければなりません。

Q: 保管期間6年と10年の違いはどんな点でしょうか?

A:前述の法律は具体的にどのような書類が何年間となるのかを定めませんが、基準としては会計記録に関する書類は10年、その他は6年となります。例えば、請求書は10年ですが、請求書の基になる見積書は6年です。
しかし、場合によってこの分け方(6年か10年の判断)が難しく、その際は基本的に10年の保管を選んでおくのが安全です。

Q: 保管方法、保管場所の規定はあるのでしょうか?

A:保管方法については、書類の種類や発行者によります。通常すべての重要書類は原本のまま保管されます。公印等が押印された書類は高い確率で原本が必要となります。税法第147条2項によって年度決算書及び開始貸借対照表も原本で保管する必要があります。それ以外は基本的に原本でなくてもデジタルの保管も可能です。

保管する場所については、通常全ての書類が会社のオフィスで保管されますが、法的な決まりは特にありません。但し、ドイツ国内で保管されており、監査等の際にすぐに提出できる必要があります。

尚、すぐに提出できない場合、又は何らかの事情によって保管ミスがあった場合、税務局から罰則金を課せられる可能性があります。場合によって脱税等の犯罪とみなされる可能性もありますので書類の保管には注意が必要です。

Q: 一般的によく使われている会社書類の保管期間を教えてください。

A:以下一般的によく使われている会社書類の保管期間をご参照下さい。
   このリストにない書類の保管期間について遠慮なくお問い合わせ下さい。

保管する書類の列挙(ドイツアルファベット順) :

Abrechnungsunterlagen 証憑 10年
Abtretungserklärung 譲渡の同意書  6年
Akkreditive 信用状 10年
Aktenvermerke 議事録  6年
Angebot mit Auftragsfolge 見積書並びに発注書  6年
Angestelltenversicherung 職域保険 10年
Anhang zum Jahresabschluss 注記 10年
Anlagensvermögensbücher 固定資産台帳 10年
Ausgangsrechnung 顧客向け請求書 10年
Außendienstabrechnung 出張旅費精算書 10年
Bankbelege 銀行明細 10年
Bankbürgschaften 銀行保証  6年
Betriebskostenabrechnungen 光熱費に関する証憑  6年
Bewirtungsbelege 接待費領収書 10年
Buchungsunterlagen 記帳に関する証憑 10年
Einfuhrunterlagen 輸入に関する証憑  6年
Fahrtenbuch 運転日誌 10年
Finanzberichte 財務諸表  6年
Geschäftsbriefe 商用文書  6年
Gewinn- und Verlustrechnung 損益計算書 10年
Kontoauszüge 口座残高明細書 10年
Lohnlisten 賃金台帳 10年
Magnetbandspeicher 磁気テープ記憶装置 10年
Quittungen 領収書 10年
Rechnungen 請求書 10年
Steuererklärungen 納税申告書 10年
Verträge 契約書  6年
Zahlungsanweisung 支払指示書 10年
Zwischenbilanz 月次決算書 10年

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